Tugas – tugas dalam struktur organisasi dalam perusahaan

/ dpoetra / Leave a comment
  1. President Director

a)      Memimpin para direksi, manager dan pelaku organisasi perusahaan lainnya sehingga Perseroan dipastikan dapat berjalan sesuai RJPP dan RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan.

b)      Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan.

c)      Mewakili perseroan baik didalam maupun diluar pengadilan

d)     Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk kepentingan perseroan sesuai ketentuan yang berlaku

e)      Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau lalai dalam pelaksanaan tugasnya

f)       Menyiapkan RJPP, RKAP, menandatanganinya bersama dengan anggota Direksi lainnya dan mengusulkan pengesahannya kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan

g)      Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang keadaan dan kinerja perusahaan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan;

h)      Menyusun dan mengimplementasikan sistem akuntansi yang sesuai dengan standar akuntansi keuangan

i)        Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan

j)        Menetapkan struktur organisasi dan uraian tugasnya

k)      Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta

l)        Menetapkan kebijakan-kebijakan dan membuat aturan kepegawaian

m)    Mengangkat dan memberhentikan pekerja

n)      Mengangkat seseorang/kuasanya untuk melakukan perbuatan tertentu atas tanggung jawabnya

o)      Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan yang berlaku

p)      Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili Perseroan dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi.

q)      Memperoleh gaji, tunjangan dan fasilitas lain sesuai penetapan dari Komisaris/Pemilik.

  1. Plant Manager

Plant Manager merupakan orang yang bertanggung jawab penuh terhadap gerak majunya suatu perusahaan karena di sini Plant Manager merencanakan semua kegiatan yang akan dilaksanakan dalam sebuah perusahaan.

Tugas dari plant manager antara lain:

a)      Mengontrol kinerja manajer

b)      Bertanggung jawab atas keseluruhan pabrik atau perusahaan

c)      Mengontrol bisnis plant yang telah dibuat terhadap kondisi riel yang ada di lapangan

d)     Secara berkala mengadakan pertemuan guna melakukan peninjauan ulang terhadap semua kegiatan yang telah dan sedang berjalan.

e)      Memeriksa pencapaian program serta memberi masukan – masukan terhadap persoalan yang dihadapi serta memberikan ide – ide perbaikan

f)       Memeriksa pelaksanaan kegiatan di lapangan dan menilai secara langsung pelaksanaan kegiatan di lapangan

  1. Sales

Tugas-tugas dari seorang sales secara umum yaitu :

a)      Melaksanakan kegiatan penjualan melalui telepon terhadap target konsumen (perusahaan-perusahaan perdagangan dan industri, kantor-kantor pemerintah, asosiasi perkumpulan keagamaan, olahraga, sosial, konsulat) secara sistematik, serta melengkapi laporan kegiatan untuk setiap hubungan yang dilakukan.

b)      Memelihara semua hasil analisis penjualan yang telah dibuat.

Atas persetujuan pimpinan, dalam melaksanakan kerjasama dengan perwakilan perusahaan lain dalam memperoleh peluang usaha, melakukan penjualan bersama, mendiskusikan strategi dan sebagainya

c)      Melakukan tindak lanjut pelayanan, untuk memberikan kepuasan kepada konsumen.

d)      Melakukan tindak lanjut setiap kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh peluang usaha pada saat mendatang.

e)      Menghubungi humas setiap saat dan memberikan bantuan apabila diperlukan, misalnya dalam memberikan hadiah-hadiah promosi kepada para pelanggan.

f)        Melaksanankan kegiatan pemasaran lainnya sesuai dengan tugas yang diberikan oleh manajer penjualan.

  1. Accounting

Tugas dari accounting adalah

a)      Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat sesuai strategi bisnis perusahaan

b)      Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca R/L

c)      Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas akunting lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat

d)     Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem akunting untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis

e)      Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM akunting

f)       Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan

  1. HRD

Tugas HRD adalah ;

Secara umum peran atau fungsi dari HRD dalam suatu perusahaan meliputi

a) Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan / forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan lain sebagainya. Merencanakan tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan, yaitu dengan menetapkan program kepegawaian sesuai fungsi-fungsi yang dimiliki HRD.

1.  Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.

2. Seleksi tenaga kerja / Selection

Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup / cv / curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.

b) Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and   evaluation   

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.

c)  Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.

d)  Employee Relations Management

Pengelolaan hubungan antara management dengan karyawan untuk mendorong terciptanya iklim kerja yang kondusif bagi kedua belah pihak. Sehingga terjaga keseimbangan pelaksanaan hak dan kewajiban perusahaan maupun pekerja/buruh, serta terlaksananya kebijakan pemerintah yang terkait dengan baik.

  1. Research & Development (R&D Departement) 

Departemen R&D, secara umum, bertujuan untuk menciptakan inovasi agar dapat menghasilkan diferensiasi demi perkembangan produk yang berkesinambungan. Tugas utama dari Manajer R&D adalah bertanggung jawab atas perkembangan produk dan usaha yangdapat diraih melalui pengetahuan mengenai marketing.Hal-hal yang harus dilakukan oleh Manajer R&D, yaitu:

a)      Mencari tahu berbagai informasi dan trend produk secara intensif untuk memperkuat pengetahuan yang dapat menyokong implementasi dari perkembangan proyek dan riset – riset dasar.

b)      Mengkoordinir dan memonitor proses perkembangan produk, riset dasar, dan riset konsumen yang dilakukan oleh unit-unit yang bersangkutan.

c)       Membantu para karyawan pabrik untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan perumusan/ resep, bahan baku, proses secara teknis, material pengemasan, dan proses sanitasi.

d)     Mengecek dokumen dan mengawasi operasi yang berkaitan dengan SOP, proses produksi, pemanduan analisis, dan kehalalan produk.

e)      Memonitor seluruh pengeluaran dan mencocokkannya dengan budget

  1. Purchasing

Tugas dari purchasing adalah :

a)     Perencanaan

  1. Membuat perencanaan pembelian barang maupun jasa sesuai permintaa pembelian yang diterima dari department terkait.

b)    Pengaturan

  1. Mengatur pembelian agar barang dan kedatangannya sesuai dengan yang diharapkan oleh department terkait
  2. Mengatur pekerjaan bawahan agar dapat dilakukan lebih efesien

c)      Pencarian sumber – sumber informasi

  1. Mencari dan membandingkan beberapa supplier untuk mendapatkan harga dan kualitas yang baik
  2. Memberikan beberapa alternative pengganti untuk barang/jasa (jika diperlukan)

d)      Negoisasi

  1. Melakukan negosiasi harga, penalty, cara dan waktu pembayaran serta cara dan waktu pengiriman
  2. Membuat “claim / complain supplier” jika terjadi penyimpangan

e)     Pengendalian

  1. Mengontrol kegiatan pembelian (harga, kualitas, dan delivery) dan administrasi pembelian

f)       Administrasi

  1. Memproses permintaan pembelian menjadi Po (Purchase Order) serta memonitor kedatangan barang / jasa
  2. Project

Tugas project departement adalah ;

a)      Memimpin perencanaan dan pelaksanaan proyek

b)      Melakukan koordinasi mengenai jadwal proyek secara keseluruhan

c)      Memastikan bahwa semua rencana proyek telah selesai

d)     Memenuhi setiap persyaratan kualitas dan waktu sesuai dengan perencanaan bisnis sebelumnya

e)      Melakukan perencanaan dan penjadwalan dalam rangka pencapaian target proyek dengan sukses

f)       Memimpin, memberikan arahan dan dorongan kepada para anggota tim kerja

g)      Menjaga hubungan baik dengan pelanggan

h)      Mengembangkan dan menyajikan laporan mengenai proyek kepada klien

i)        Melakukan pemantauan proyek secara terus-menerus

j)        Membuat laporan secara terperinci mengenai kemajuan proyek, jadwal, anggaran, risiko sampai solusi

k)      Melaporkan hasil kinerja mengenai pencapaian proyek

  1. Quality Departement

Tugas dari Quality departement

a)      Menyusun usulan pemecahan masalah yang terkait dengan kualitas proses dan hasil produksi

b)      Menjalankan tugas-tugas QC lainnya dalam upaya pencapaian target sales perusahaan

c)      Menganalisa permasalahan yang timbul pada kualitas proses dan hasil produksi

d)     Menyusun dan menyiapkan dokumen-dokumen QC dan data produksi

e)      Memonitor kualitas material serta hasil produksi dengan perbandingan kualitas standar

f)       Melakukan pemeriksaan terhadap jalannya proses produksi untuk memastikan kesesuaian prosedur

  1. Information technologi

Tugas IT adalah :

a)      IT Support Officer

  1. Menerima, memprioritaskan dan menyelesaikan permintaan bantuan IT.
  2. Membeli hardware IT, software dan hal-hal lain yang berhubungan dengan hal tersebut.
  3. Instalasi, perawatan dan penyediaan dukungan harian baik untuk hardware & software Windows & Macintosh, peralatan termasuk printer, scanner, hard-drives external, dll.
  4. Korespondensi dengan penyedia jasa eksternal termasuk Internet Service Provider, penyedia jasa Email, hardware, dan software supplier, dll.
  5. Mengatur penawaran harga barang dan tanda terima dengan supplier untuk kebutuhan yang berhubungan dengan IT.
  6. Menyediakan data / informasi yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan department regular.

b)     Network Administrator, mengurusi, mengoperasi, maintain, dan perawatan jaringan LAN maupun WAN, manajemen sistem serta dukungan terhadap perangkat kerasnya, mengarsipkan data, serta maintain dan perawatan komputer.

c)      Network Engineer, melaksanakan komunikasi dan analisa sistem networking, mendesain perencanaan untuk integrasi, mendukung jaringan pada internet, intranet dan ekstranet, serta menganalisa dan ikut mengambil bagian dalam pengembangan standardisasi keamanan dan implementasi mengendalikan untuk keamanan LAN dan WAN. Sedangkan untuk tugas dan tanggung jawabnya adalah maintenance LAN dan koneksi internet, maintenance hardware, maintenance database dan file, help desk, dan inventory.

d)     IT Programmer, tanggung jawabnya adalah mengambil bagian dalam pengembangan dan integrasi perangkat lunak, mengembangkan secara aktif kemampuan dalam pengembangan perangkat lunak, menerima permintaan user untuk masalah-masalah yang harus diselesaikan, menyediakan dukungan dan penyelesaian masalah konsumen baik untuk konsumen internal maupun eksternal, bertanggung jawab atas kepuasan terkini pelanggan, melakukan tugas-tugas yang berkaitan dan tanggung jawab yang diminta, , mengerjakan macam-macam tugas terkait seperti yang diberikan, dan membentuk kekompakan maksimum dalam perusahaan bersama dengan rekan-rekan dalam perusahaan.

e)      Analyst Programmer, merancang, membuat kode program dan menguji program untuk mendukung perencanaan pengembangan aplikasi sistem

  1. Logistic Departement

Tugas dari logistic departement adalah :

a)      gerakan yang efektif efisien dan biaya dan penyimpanan barang dan mengkonfigurasi jaringan distribusi yang sesuai

b)       pesanan Koordinasi penawaran dan permintaan dan informasi yang terkait dengan siklus pesanan

c)      Pemantauan kinerja dan strategi untuk meningkatkan sistem yang ada

d)      Mengalokasikan sumber daya yang tersedia

e)      Mengkoordinasikan semua kegiatan untuk mencapai biaya terendah logistik Seorang manajer logistik adalah kepentingan khusus untuk logistik penyedia jasa

  1. Proses IPS ( Ichikoh Production System)  Departement

Tugs dari IPS adalah

a)      Mengatur, menetapkan, dan memastikan produksi berjalan sesuai dengan standar ichikoh

b)      Membuat cara agar tercapainya efesiensi produksi

c)      Mengatur zoning 5 S